Verfahrensdokumentation

Warum brauche ich für mein Unternehmen eine Verfahrensdokumentation?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung benötigt jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation, damit die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gewährleistet ist.

Ohne Dokumentation seien die Datenverarbeitungssysteme für den Finanzamtsprüfer nicht verständlich und die Verschaffung eines Gesamtüberblickes nicht möglich.

Im Extremfall drohen bei mangelhafter oder komplett fehlender Verfahrensdokumentation hohe Steuernachzahlungen – und zwar, ohne dass gegen einzelne Steuergesetzte wie das Körperschaft- oder Umsatzsteuergesetz verstoßen wurde.  

Jedoch kann die Erstellung einer Dokumentation auch einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bieten:

• Sie stellen damit eine wirksame und gleichmäßige Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen sicher.
• Die Einarbeitung in neue Arbeitsfelder fällt Ihren Mitarbeitern leichter; neue Mitarbeiter sind schneller einzuarbeiten.
• Eine Verfahrensdokumentation kann ein vorhandenes Qualitätsmanagementsystem ergänzen und eine Basis für die Bestimmung von Verbesserungsmöglichkeiten sein.  

Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?

Zunächst ist eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um herauszufinden welche relevanten Datenverarbeitungssysteme Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Anschließend sind die Herstellerunterlagen wie Benutzerhandbücher oder Programmieranleitungen zu den einzelnen Systemen zusammenzutragen.

Danach erarbeiten Sie für jedes System

• eine allgemeine Beschreibung
• eine Anwenderdokumentation
• eine technische Systemdokumentation und
• eine Betriebsdokumentation